室外展台筹备流程

October 7th, 2013 9:47 PM No Comments Filed under: 知识管理 Feed for this Entry

文章版本:V1.0(2013年6月10日 下午2:42)
作者:一休
内容受众:
负责某场展会的展台设计、展台搭建和现场互动的童鞋。

实践背景:
在2013年5月10日淘宝十周年露天业务展会中,我负责所在部门的参展事宜,前前后后踩了不少的坑,今天总结为《展会营销之室外展台筹备流程》,这里的“展台筹备”是指决定参展后的展台设计、搭建、互动等。

一、4点考虑

在符合展台预算和参展诉求的前提下,综合考虑:“展会及展台的地理坐标”、“展会日期、天气、光线”、“展会人流路径”和“周边展台影响”。

1、地理坐标(地利):
参展名额争取到之后,第一时间搞清“展台位置分配标准”,争取到较好的位置(如展会入口),后面的展台设计方案要基于此扬长补短。

2、日期、天气、光线(天时):
日期会影响到实际参加展会的人员规模,天气会对展台装修提出不同的实际要求,不同时间段的光线直接决定了视频播放/演示的效果及租赁不同材质的屏幕。

3、展会人流路径(人和):
当天实际的人员流量不受我们控制,展台位置确定后,我们在展台装修及互动环节需要考虑到“大家怎么逛”、“我们如何吸引TA们在这里停留”甚至是“我们如何改变人流路径”。

4、周边展台影响(共赢):
主动了解周边展台筹备概况,避免展台装修风格相似或反差太大,避免活动互动环节或礼品的雷同。(确定参展单位后,我建了一个旺旺群,把各单位的参展负责人及整个展会的接口人拉进来,互通有无)

二、展台设计及实施

1、需求

与团队内部确定展台主题和大概的装修基调后,参展负责人要牵头梳理出展台设计的诉求细节——整体效果要求+展台装修效果(文案+草图)+展台互动形式,随后联合供应商产出更为全面和可视化的展台设计方案,提交团队内部拍板。

2、供应商选择

首先要明确自己的预算出处,这次活动费用的上限是多少。(这一块需要和部门的采购经理及采购员确认。)这点很关键,关系到展台落地成本控制、采购预算申请及活动后的费用报销。

然后是选哪家供应商比较好。

一般大型展会整体也会有个供应商,他们也提供展台设计及搭建服务。但就个人操作的经验来看,他们的工作重点限制了他们可能投在单个展台上的精力。所以我同时选择了2家供应商,根据他们的方案质量、交付速度和设计态度来决定用哪一家更合适。那报价呢?不比较吗?

关于报价,起初我和其他参展负责人一样陷入了细节,纠结具体物料的报价差异,并通过减少一些物料的形式来“砍价”,收效甚微。后来我请教了一位会展行业的朋友,他说,“你盯总价就好,明细往往是为了配合总价的。”这点建议让后面的沟通就高效多了,在同等价格的情况下比较。(但有些团队为了追求展台本身的视觉效果,追加预算或是预算本身比较充足,就让供应商出最好的方案。但对于一个只有半天展示时间的展台来说,个人感觉有些过了,多出的那些钱不如花在互动环节上,那才是“转化”的关键)

确定供应商后,参展负责人要和供应商一起产出至少2个展台设计方案,明确“外在效果”的设计理由、“落地成本”和后续执行计划。与此同时,要抓紧走采购流程了。

3、采购

熟悉对口财务人员的实际操作周期及要求(采购申请、报价申请、订单流程、付款流程/报销要求,每一个环节的审批人及时间)

供应商的实际报价明细及发票类型(如可能公司要求必须为“增值税专用发票”)
除了展台本身的采购,还会涉及到礼品采购、相关人员的出差报销(消费金额不同,报销要求不同)

4、互动方案

这是最关键的,“搭台”是为了“唱戏”。这次筹备前期没有重视到这一块,好在及时意识到失误,安排专人来负责——结合参展诉求,设计游戏环节(玩法及奖励,通俗易懂的规则说明,具体操作人员的事前演练)及互动对展台搭建的要求。

玩法及奖励:
玩法——简单好玩易获奖、气氛热闹被围观(这一块发挥的空间很大)
奖励——礼品来源(采购?赞助?还是库存?) 、礼品形式(大小礼品均需与诉求相关,如带有品牌logo的徽章贴纸)

展台工作人员:
-总指挥/总协调(进度把控、人员调度、学习借鉴其他展台好的做法,实时调优)
-礼仪(主动拉客)
-业务答疑(发掘客户,沟通业务)
-游戏引导员(如带着一起玩、示范如何玩)
-奖品管控(发放奖品,根据现场库存调节中奖概率)
-摄影/摄像/社会化传播(记录并实时发布现场消息,协助互动的线上执行)
-音响设备维护(需要展台搭建方有安排专人)

如果时间允许,尽量彩排下。

5、展台搭建

负责人要现场监工,协调好供应商、展台搭建实施方(不一定是供应商)、展会负责人,确保:

展台位置与实际分配相符(如果现场有机会换更好的,一定要争取);
有凭证可以让物料拉得进现场(像这次展会只有一个证件,要一个一个轮着用);
搭建效果与展台设计最终方案相符;
电源、显示屏(特别要注意光线问题)、音响、麦克风等现场调通;
展会结束后展台拆除的工作时间点和清单;
展会当天异常情况下的各方联络人及联系电话;
若活动当天下雨,露天展台要有帐篷;

6、其他物料筹备

事前准备:易拉宝、海报(品牌/业务宣传、活动流程说明)、现场播放用的电脑/音频/视频/PPT/、礼品和宣传册、团队统一着装、内部告知邮件。
当天采购:工作用水/零食/纸笔

7、活动当天

确认现场活动引导清晰;
借鉴其他展台做法,并迅速改进;
邀约重要人物前来参观、互动;
第一时间在相关渠道发出消息;

事后宣传就不在这里多说了,相关讨论请移步我的微博@杨金平

标签(tag): 展台设计, 展台装修, 展会筹备

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