对批评与忠告的信息处理方法

Written by 一休 February 5th, 2012 11:34 AM No Comments Filed under: 知识管理

改变自己的能力
“如果可能的话,大多数人也仅仅能够在有限的范围内改变自己。许多人认识到批评和忠告,但相当少的人能够将其内化而显著转变他们的行为。有时候,一个人能够在一个方面改变自己,但在另一方面却不能。在那些岁月里,我在高盛公司参与过许多讨论,这些讨论集中于这个问题:一个在职业上非常有才华但在某种程度上有局限性的人,能否成长起来承担更大的责任。这些局限性经常与同事和下属有效地合作的能力有关。 ”[参见《在不确定的世界》第19节]

排斥批评与忠告
在受到忠告与批评的时候,人们一般会有四种反应:
1)情绪激动,并为自己的行为辩护;
2)根本不听所谓的建设性的反馈;
3)他们感到难堪,而且把自己当成了失败者;
4)他们不喜欢这个批评,且开始不喜欢这个任务或工作。

面对坦诚的批评与忠告,我们有时会不习惯,情绪激动, 特别是当他们提及我们没有意识到的毛病或不足时。 为了保持自我内心平衡和自我认知的统一,我们往往会“左耳进右耳出”,继续原来的行为。这种糟糕的回应,会让批评者感觉“批评与忠告”的感情成本过高,最终放弃继续这么做。

有时候,我们排斥的是批评与忠告的方式、时间、地点等,而认同其内容。一旦沟通上带有一些排斥情绪双方就很难深入,找到问题根源。故我们在向别人提出忠告和批评的时候要注意这些。

理性对话
1、如实说出内心真实的想法,如实记录对方的批评与忠告
尽量多的提供一些细节,以便批评者进一步确认其判断。交流时可将一些关键点记在本子或手机上,以防止被自己本能的“过滤”掉。如果批评者允许,面对面沟通时可以录音,事后再听上几遍,会有更多的收获,这也是防止我们“误读”对方批评与忠告的一个好方法。

2、找到问题根源,保持沟通
批评者指出问题,给予参考性解决方案。如何吸收其营养并融入自己的思想和行为,需要我们找到问题根源,反思之后再找对方继续沟通。一些问题的根源多是把握不好程度(判断力),一些问题的根源在于我们的出发点。

忠告与批评信息处理流程
1、首先接受批评。你要思考的是批评带给你的信息。
2、定义和鉴别问题。在你处理问题以前,你需要承认的确有问题存在,并界定问题本质。
3、保持开放思维。不要局限于仅仅接受正确的或有用的观点。找找问题的另外一面或者一条中庸之道。
4、要记住,言论和事实之间的不同。
5、获取有关信息。为了正确地决策,你需要尽可能地获得有关问题的所有信息。可以通过网络搜索或者从可靠的消息来源获取建议。
6、换位思考。倾听事情的各个方面。
7、避免过分概括。
8、使用开放性的问题,你可能会得到更多的信息。

内化执行
确认根源之后,做出改进计划,坚持下去会使你与众不同。

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tags: 自我反省, 自我管理

高效会议的做法

Written by 一休 November 21st, 2011 1:00 AM No Comments Filed under: 知识管理

开会最常见的三大问题,没主题(讨论中跑题)、没结论(开与不开差别不大)、没执行(为了谁的会)。

“比较悲剧的是白天开了一天的大会小会,只好晚上用整块的时间做些实质的事情,但更悲剧的是白天忙着找人沟通外加零碎小事儿,晚上却用来开集体大会,一开就开到晚上10点甚至12点,来不及消化会议精神就得匆匆赶回家。”这是我以前听到身边人抱怨的状态,之前我也经常遇上,现在很少遇到的。因为这里更强调高效会议。

关于【会议】话题,先前一休写过一篇关于“运营周会”的反思。今天和大家分享下目前团队正在实施的共同【提高会议效率】的做法。

团队要通过会议拿到结果,而且是多、快、好、省的拿到结果!

一、【开会面对的问题】
你是否经常纠结于被各种各样的会议占据了很多时间,不少会议都缺乏明确的目标和准备,不确定哪些会议必须参加或是值得参加……

“会议拉锯战”是每个人都头痛的,其实很多情况下,大部分的人都认为很多会议是在浪费时间。那么,如何剔除会议中那些浪费时间的方面,高效的进行会议,节约大家的时间,相信每个人都希望了解。

二、【高效会议的做法】
经过讨论,我们对于会议的组织者和与会者有一些流程要求,以期可以提高会议的效率,具体内容如下:

l 制定会议计划
a、明确讨论范围(最好能罗列出一些点,会前也可以收集些观点拿来PK);
b、会议要达成的目标(量化,可执行,可跟踪)
c、需要的时间(请尽量避开晚上、避开10:30这种中间时段,时长尽量控制在90分钟内)

l 提前2-3天发送会议邀请
明确必须参加的同学(最好有权威决策权的同学),提供会议计划的相关内容,以及一些预备资料
备注:把会议和分享区分开,会议并非越多人参加越好

l 准时开始
要求组织者提前到会场进行一些准备工作,确保会议可以准时开始,同时也要求所有与会者准时到场

l 与会者
a、如非必须不带电脑,仅带纸笔即可;
b、手机调成震动,且不要玩手机(如果对会议内容不感兴趣,请及时反馈)
c、认真阅读会议邀请,针对会议主题,充分准备自己的观点和论据,会议上积极发问,充分讨论。
d、如果你思考后,认为这个会议与你关系不大,直接拒绝参与。

l 围绕议题进行讨论
讨论中可能会有支线(跑题、纠结于某一个细节)等情况发生,组织者应该避免这些话题不会离议题太远。
PS:对于比较有争议的事情,为了会议的有效性,决策人应该根据争议的焦点来迅速做出判断,做出一个决定来。决定错了也没关系,有决定比没决定好。如果没有办法来做这个决定,那他就应该立刻告诉大家,需要什么样的信息,大概在什么时候重新讨论这个话题,不能使会议无休止地争议下去。争议本身是没有对错的,只是需要有一个明确的方向指引大家,所以决策者在会议里面扮演着非常重要的角色。

l 记录所有的话题和相关的反馈
会议组织者完成,也可由组织者指定一名同学完成

l 按时结束会议,尽可能快的发送会议记录
由会议组织者发送,必须要包含的信息:时间、与会者、讨论议题、形成的结论和Action、遗留问题。
会议结论需要告知到大老板时,请尽量把结论以最显眼的方式表达出来。
重要会议的详细记录即时更新到WIKI等知识管理平台上去。

对于缺失前期流程的会议,与会者有权拒绝参加。

欢迎大伙分享更好的做法。此文不定期更新中。

转载请注明出自 一休@一休实验室(Blog.YiXiu.ORG)

tags: 运营周会, 高效会议, 团队沟通, 会议管理

《瞬间之美》读书笔记

Written by 一休 November 4th, 2011 1:15 AM 2 Comments Filed under: 生活笔记,知识管理

某天,大家发现YF的桌上有这本薄薄的《瞬间之美》,当场便推荐我阅读之,说读完后会有不少收获。今天俺就来回顾下这本书给我的瞬间之美。

整体印象

作者Robert还原自己的亲身经历,将一个网站交互体验流程分解30多个瞬间,讲述自己在这一系列瞬间中的交互设计故事。书中没有什么大道理,而是最简单和最直接的交互设计故事,包括作者在失败后的探索与改进,这为读者更深入的理解作者的观点提供了较真实的情境,还能学到如何发现设计的不足并持续改进的思路,虽然这本书写于2008年,但今天读来,可以发现书中的不少设计理念在近两年的交互设计中都有所体现。

局部印象

在这里回顾下给我印象深刻的内容及引发的思考。

1、瞬间之美的价值

【摘录】良好的用户体验,传递到用户那里,就全在于那些完美的瞬间。每一个瞬间都有可能加强也可能摧毁用户对某个产品或公司的信心。

【反思】原来俺一直用傲游浏览器,起初选择它的原因蛮简单:它是我接触的最早的多标签浏览器,我喜欢这种多标签的浏览方式。后来它的网络同步收藏夹等贴心的小功能让我越来越喜欢它。但现在我主要用Chrome,因其简单、快速和跨系统,我可以通过更好的扩展应用机制来个性定制浏览器。但其他的浏览器预装的东西越来越多,复杂,甚至臃肿。很多时候,我们只是用来浏览几个网页,用不着那么多东西,更用不着,强迫自己去适应浏览器。

2、为传达而设计

【摘录】每一个设计都是为了让信息最无阻碍的传达到用户面前,不管是设计应用程序、演示幻灯片或是设计文档,交互设计的目标永远是向用户传达它们是如何工作的,而用户又能从中得到什么,以及为什么它们很重要。

为了做到这些,我们通过各种设计手法、指示性元素以及其他手段来传达一款应用程序及其交互行为的目的、利益和使用方法;我们通过颜色、图像和文字来传达情绪;我们通过客户服务和高质量的产品来传达对用户的奉献精神。

那么在设计时,我们需要时刻自问这么几个问题:
a、在这个瞬间我们希望用户做什么?
b、界面应该如何鼓励他们完成这个任务?
c、这类用户此刻的目标是什么?
d、我们的设计又如何帮助他们实现目标?

总之,交互设计就是要设计一些东西来支持用户达成每一个目标,而不干扰或是妨碍他们。同时让这些完全不同的瞬间能凝聚成一个整体。

【反思】为什么自己现在越来越喜欢Twitter而不喜欢新浪微博?最近找到了答案,因为新浪微博只是借用了Twitter的交互形式,但内心定位是想做中国的FaceBook,拼命的加一堆的应用,但我用新浪微博的初衷不是FB那样的熟人关系的社交需要,我的需求很简单,就是随时随地记录与分享,我需要强信息、弱关系的情境(更多的是信息的不对称性导致的传播)。

3、设计美好瞬间

【摘录】交互设计要的不是设计花哨的界面而是要设计美好的瞬间,要实现优秀设计的关键之一,就在于了解每一瞬间需要发生一些什么才能完美,而我们则应该去实现它们。在用户需要进行选择的那些瞬间,帮助他们做出正确的决定。

【反思】还记得自己刚用Blog的时候,非常追求页面的花哨,花了好多的精力在Blog皮肤的美化上,结果整个Blog第一印象确实很炫,但不少朋友说,“太晃眼了,我看文章看得眼睛疼”。这与我写Blog的初衷相悖。后来就退回到简洁的,利于阅读的界面风格。

4、有效的表达

【反思】书中作者的表达方式也值得学习。作者用一系列的故事来还原他是如何把自己的设计理念应用到实际项目中去,有些看似老生常谈,却让人感受到真实、,达到了启发读者思维的表达效果。比如书中作者把一些设计中的决定过程揭晓、剖析给读者,让我们明白好的设计需要采用迭代的方法,在设计中找到缺点,并应用设计原则、探索、经验、直觉甚至感觉来指导改进设计。

5、设计一款伟大的Web应用所需的7条核心原则:

a、只提供用户所需
b、让初学者尽快转变为中级用户
c、尽可能地预防错误,如出错也应友善处理
d、精简和优化交互与任务流程,让最复杂的软件清晰易懂
e、为支持特定行为而设计
f、持续地改进和优化我们的流程与程序
g、忽略用户的某些要求,坚信自己的理想和洞察力

这是作者在《Designing the Obvious》一书中描述的设计宏观原则,而在此书中提到的30多个微观原则帮助我们更好地理解每一个瞬间设计中可能遇到的问题,但都围绕着一个核心:设计即传达。

书中具体的设计方法还需要俺在实践中进一步回味和理解,今天就先到这里。

tags: 交互设计