高效会议的做法

November 21st, 2011 1:00 AM No Comments Filed under: 知识管理 Feed for this Entry

开会最常见的三大问题,没主题(讨论中跑题)、没结论(开与不开差别不大)、没执行(为了谁的会)。

“比较悲剧的是白天开了一天的大会小会,只好晚上用整块的时间做些实质的事情,但更悲剧的是白天忙着找人沟通外加零碎小事儿,晚上却用来开集体大会,一开就开到晚上10点甚至12点,来不及消化会议精神就得匆匆赶回家。”这是我以前听到身边人抱怨的状态,之前我也经常遇上,现在很少遇到的。因为这里更强调高效会议。

关于【会议】话题,先前一休写过一篇关于“运营周会”的反思。今天和大家分享下目前团队正在实施的共同【提高会议效率】的做法。

团队要通过会议拿到结果,而且是多、快、好、省的拿到结果!

一、【开会面对的问题】
你是否经常纠结于被各种各样的会议占据了很多时间,不少会议都缺乏明确的目标和准备,不确定哪些会议必须参加或是值得参加……

“会议拉锯战”是每个人都头痛的,其实很多情况下,大部分的人都认为很多会议是在浪费时间。那么,如何剔除会议中那些浪费时间的方面,高效的进行会议,节约大家的时间,相信每个人都希望了解。

二、【高效会议的做法】
经过讨论,我们对于会议的组织者和与会者有一些流程要求,以期可以提高会议的效率,具体内容如下:

l 制定会议计划
a、明确讨论范围(最好能罗列出一些点,会前也可以收集些观点拿来PK);
b、会议要达成的目标(量化,可执行,可跟踪)
c、需要的时间(请尽量避开晚上、避开10:30这种中间时段,时长尽量控制在90分钟内)

l 提前2-3天发送会议邀请
明确必须参加的同学(最好有权威决策权的同学),提供会议计划的相关内容,以及一些预备资料
备注:把会议和分享区分开,会议并非越多人参加越好

l 准时开始
要求组织者提前到会场进行一些准备工作,确保会议可以准时开始,同时也要求所有与会者准时到场

l 与会者
a、如非必须不带电脑,仅带纸笔即可;
b、手机调成震动,且不要玩手机(如果对会议内容不感兴趣,请及时反馈)
c、认真阅读会议邀请,针对会议主题,充分准备自己的观点和论据,会议上积极发问,充分讨论。
d、如果你思考后,认为这个会议与你关系不大,直接拒绝参与。

l 围绕议题进行讨论
讨论中可能会有支线(跑题、纠结于某一个细节)等情况发生,组织者应该避免这些话题不会离议题太远。
PS:对于比较有争议的事情,为了会议的有效性,决策人应该根据争议的焦点来迅速做出判断,做出一个决定来。决定错了也没关系,有决定比没决定好。如果没有办法来做这个决定,那他就应该立刻告诉大家,需要什么样的信息,大概在什么时候重新讨论这个话题,不能使会议无休止地争议下去。争议本身是没有对错的,只是需要有一个明确的方向指引大家,所以决策者在会议里面扮演着非常重要的角色。

l 记录所有的话题和相关的反馈
会议组织者完成,也可由组织者指定一名同学完成

l 按时结束会议,尽可能快的发送会议记录
由会议组织者发送,必须要包含的信息:时间、与会者、讨论议题、形成的结论和Action、遗留问题。
会议结论需要告知到大老板时,请尽量把结论以最显眼的方式表达出来。
重要会议的详细记录即时更新到WIKI等知识管理平台上去。

对于缺失前期流程的会议,与会者有权拒绝参加。

欢迎大伙分享更好的做法。此文不定期更新中。

转载请注明出自 一休@一休实验室(Blog.YiXiu.ORG)

标签(tag): 运营周会, 高效会议, 团队沟通, 会议管理

No Comment Yet

Comments are closed.