高效会议的做法

Written by 一休 November 21st, 2011 1:00 AM No Comments Filed under: 知识管理

开会最常见的三大问题,没主题(讨论中跑题)、没结论(开与不开差别不大)、没执行(为了谁的会)。

“比较悲剧的是白天开了一天的大会小会,只好晚上用整块的时间做些实质的事情,但更悲剧的是白天忙着找人沟通外加零碎小事儿,晚上却用来开集体大会,一开就开到晚上10点甚至12点,来不及消化会议精神就得匆匆赶回家。”这是我以前听到身边人抱怨的状态,之前我也经常遇上,现在很少遇到的。因为这里更强调高效会议。

关于【会议】话题,先前一休写过一篇关于“运营周会”的反思。今天和大家分享下目前团队正在实施的共同【提高会议效率】的做法。

团队要通过会议拿到结果,而且是多、快、好、省的拿到结果!

一、【开会面对的问题】
你是否经常纠结于被各种各样的会议占据了很多时间,不少会议都缺乏明确的目标和准备,不确定哪些会议必须参加或是值得参加……

“会议拉锯战”是每个人都头痛的,其实很多情况下,大部分的人都认为很多会议是在浪费时间。那么,如何剔除会议中那些浪费时间的方面,高效的进行会议,节约大家的时间,相信每个人都希望了解。

二、【高效会议的做法】
经过讨论,我们对于会议的组织者和与会者有一些流程要求,以期可以提高会议的效率,具体内容如下:

l 制定会议计划
a、明确讨论范围(最好能罗列出一些点,会前也可以收集些观点拿来PK);
b、会议要达成的目标(量化,可执行,可跟踪)
c、需要的时间(请尽量避开晚上、避开10:30这种中间时段,时长尽量控制在90分钟内)

l 提前2-3天发送会议邀请
明确必须参加的同学(最好有权威决策权的同学),提供会议计划的相关内容,以及一些预备资料
备注:把会议和分享区分开,会议并非越多人参加越好

l 准时开始
要求组织者提前到会场进行一些准备工作,确保会议可以准时开始,同时也要求所有与会者准时到场

l 与会者
a、如非必须不带电脑,仅带纸笔即可;
b、手机调成震动,且不要玩手机(如果对会议内容不感兴趣,请及时反馈)
c、认真阅读会议邀请,针对会议主题,充分准备自己的观点和论据,会议上积极发问,充分讨论。
d、如果你思考后,认为这个会议与你关系不大,直接拒绝参与。

l 围绕议题进行讨论
讨论中可能会有支线(跑题、纠结于某一个细节)等情况发生,组织者应该避免这些话题不会离议题太远。
PS:对于比较有争议的事情,为了会议的有效性,决策人应该根据争议的焦点来迅速做出判断,做出一个决定来。决定错了也没关系,有决定比没决定好。如果没有办法来做这个决定,那他就应该立刻告诉大家,需要什么样的信息,大概在什么时候重新讨论这个话题,不能使会议无休止地争议下去。争议本身是没有对错的,只是需要有一个明确的方向指引大家,所以决策者在会议里面扮演着非常重要的角色。

l 记录所有的话题和相关的反馈
会议组织者完成,也可由组织者指定一名同学完成

l 按时结束会议,尽可能快的发送会议记录
由会议组织者发送,必须要包含的信息:时间、与会者、讨论议题、形成的结论和Action、遗留问题。
会议结论需要告知到大老板时,请尽量把结论以最显眼的方式表达出来。
重要会议的详细记录即时更新到WIKI等知识管理平台上去。

对于缺失前期流程的会议,与会者有权拒绝参加。

欢迎大伙分享更好的做法。此文不定期更新中。

转载请注明出自 一休@一休实验室(Blog.YiXiu.ORG)

tags: 运营周会, 高效会议, 团队沟通, 会议管理

《瞬间之美》读书笔记

Written by 一休 November 4th, 2011 1:15 AM 2 Comments Filed under: 生活笔记,知识管理

某天,大家发现YF的桌上有这本薄薄的《瞬间之美》,当场便推荐我阅读之,说读完后会有不少收获。今天俺就来回顾下这本书给我的瞬间之美。

整体印象

作者Robert还原自己的亲身经历,将一个网站交互体验流程分解30多个瞬间,讲述自己在这一系列瞬间中的交互设计故事。书中没有什么大道理,而是最简单和最直接的交互设计故事,包括作者在失败后的探索与改进,这为读者更深入的理解作者的观点提供了较真实的情境,还能学到如何发现设计的不足并持续改进的思路,虽然这本书写于2008年,但今天读来,可以发现书中的不少设计理念在近两年的交互设计中都有所体现。

局部印象

在这里回顾下给我印象深刻的内容及引发的思考。

1、瞬间之美的价值

【摘录】良好的用户体验,传递到用户那里,就全在于那些完美的瞬间。每一个瞬间都有可能加强也可能摧毁用户对某个产品或公司的信心。

【反思】原来俺一直用傲游浏览器,起初选择它的原因蛮简单:它是我接触的最早的多标签浏览器,我喜欢这种多标签的浏览方式。后来它的网络同步收藏夹等贴心的小功能让我越来越喜欢它。但现在我主要用Chrome,因其简单、快速和跨系统,我可以通过更好的扩展应用机制来个性定制浏览器。但其他的浏览器预装的东西越来越多,复杂,甚至臃肿。很多时候,我们只是用来浏览几个网页,用不着那么多东西,更用不着,强迫自己去适应浏览器。

2、为传达而设计

【摘录】每一个设计都是为了让信息最无阻碍的传达到用户面前,不管是设计应用程序、演示幻灯片或是设计文档,交互设计的目标永远是向用户传达它们是如何工作的,而用户又能从中得到什么,以及为什么它们很重要。

为了做到这些,我们通过各种设计手法、指示性元素以及其他手段来传达一款应用程序及其交互行为的目的、利益和使用方法;我们通过颜色、图像和文字来传达情绪;我们通过客户服务和高质量的产品来传达对用户的奉献精神。

那么在设计时,我们需要时刻自问这么几个问题:
a、在这个瞬间我们希望用户做什么?
b、界面应该如何鼓励他们完成这个任务?
c、这类用户此刻的目标是什么?
d、我们的设计又如何帮助他们实现目标?

总之,交互设计就是要设计一些东西来支持用户达成每一个目标,而不干扰或是妨碍他们。同时让这些完全不同的瞬间能凝聚成一个整体。

【反思】为什么自己现在越来越喜欢Twitter而不喜欢新浪微博?最近找到了答案,因为新浪微博只是借用了Twitter的交互形式,但内心定位是想做中国的FaceBook,拼命的加一堆的应用,但我用新浪微博的初衷不是FB那样的熟人关系的社交需要,我的需求很简单,就是随时随地记录与分享,我需要强信息、弱关系的情境(更多的是信息的不对称性导致的传播)。

3、设计美好瞬间

【摘录】交互设计要的不是设计花哨的界面而是要设计美好的瞬间,要实现优秀设计的关键之一,就在于了解每一瞬间需要发生一些什么才能完美,而我们则应该去实现它们。在用户需要进行选择的那些瞬间,帮助他们做出正确的决定。

【反思】还记得自己刚用Blog的时候,非常追求页面的花哨,花了好多的精力在Blog皮肤的美化上,结果整个Blog第一印象确实很炫,但不少朋友说,“太晃眼了,我看文章看得眼睛疼”。这与我写Blog的初衷相悖。后来就退回到简洁的,利于阅读的界面风格。

4、有效的表达

【反思】书中作者的表达方式也值得学习。作者用一系列的故事来还原他是如何把自己的设计理念应用到实际项目中去,有些看似老生常谈,却让人感受到真实、,达到了启发读者思维的表达效果。比如书中作者把一些设计中的决定过程揭晓、剖析给读者,让我们明白好的设计需要采用迭代的方法,在设计中找到缺点,并应用设计原则、探索、经验、直觉甚至感觉来指导改进设计。

5、设计一款伟大的Web应用所需的7条核心原则:

a、只提供用户所需
b、让初学者尽快转变为中级用户
c、尽可能地预防错误,如出错也应友善处理
d、精简和优化交互与任务流程,让最复杂的软件清晰易懂
e、为支持特定行为而设计
f、持续地改进和优化我们的流程与程序
g、忽略用户的某些要求,坚信自己的理想和洞察力

这是作者在《Designing the Obvious》一书中描述的设计宏观原则,而在此书中提到的30多个微观原则帮助我们更好地理解每一个瞬间设计中可能遇到的问题,但都围绕着一个核心:设计即传达。

书中具体的设计方法还需要俺在实践中进一步回味和理解,今天就先到这里。

tags: 交互设计

减少时间开销的做法

Written by 一休 October 13th, 2011 7:16 PM 2 Comments Filed under: 知识管理

每天记录时间开销,做第二天计划,这是时间管理最基本的要求。而对于时间消费,提高效率是开源,那节流的做法有哪些呢?归纳下,欢迎添加。

1)远离手机,远离微博
这些让你没有空闲时间,时间完全被快餐信息填满;特别是现在娱乐化、商业化的微博氛围。
原本用Twitter、叽歪和饭否的初衷是记录自己随时随地的所想所见,让自己的思考不再转瞬即逝,可以沉淀下来,而发现同好则是后面的事情。现在有些反过来了,先是有熟人关系,然后才有信息分享,而且熟人之间非娱乐化的共同兴趣不多。
微博越来越开心网、成了闲聊、熟人聊天、谈道理、发广告的地方。

2)不要经常更新常用的软件
不知道从什么时候起,我们都有了“更新癖”,好像一周不更新都不爽一样。特别是把Chrome Dev作为主浏览器之后,差不多一周更新一次,但更新后造成的兼容性问题,花了我不少的时间。

再后来在一些软件的更新上,我更多的是考虑“当前的版本是不是就能满足我的需求”,如果可以,那就先不升级,毕竟版本更新经常会遇上还有bug,或是带有软件商强烈的利益诉求搞得你不爽。

3)少说话,认真听,多确认
沟通花费时间长,有一大部分是因为你没有认真的听别人说,而是一味的去表达自己的意见。认真听,好好想,从而让自己的表达更有效。

4)多问自己为什么
有时候不知不觉的被牵涉到一些事情当中,或是有时候不知道一件事情该如何选择,那这个时候,就多问自己为什么,要什么,马上就有答案,没有纠结了。
不是每一件事情都有目的,但都要有原因。

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tags: 自我反省, 自我管理